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【ブログ】DX活用はデータの整理整頓

21/12/21
 近年ワークフローの導入により書類が減し、また、フリーアドレスといわれる固定席がないオフィスが増えてます。しかしながら多くの企業では固定席でのオフィスが多いのも事実。固定席になるとどうしても書類が溜まり整理整頓されていないケースが目立ちます。テレビで色々な会社のオフィスが映し出されるが机の上は書類満載で整理されているとは思えないことが多いと感じます。

 DXに関係なく書類や机の上は常に整理さている方が仕事の効率がかなり向上されると考えてます。例えば赤ペンを机から取り出そうとした場合散らかっていると探さないといけない。必要な処理を取り出そうとしても机の中が整理されていないとまたこれも探さないといけない。出社して仕事を始めるときまず片付けから。これでは効率があがりません。

 今物理的なものについて話しましたが、書類はデータ(ファイル)化され情報として存在します。この情報って整理されてますか。パソコンのデスクトップに一杯アイコンが表示されていませんか。前段が長くなりましたが、昔も今も整理整頓は必須です。この情報の整理をDXとして部署もしくは全社取り込むことができれば大幅に工数削減、スピードが図れます。例えば、ファイルの場合、フォルダーを顧客毎に整理され、次のフォルダーに提案書とか、見積積算とかで整理されてます。これはこれで重要ですが、欲しい情報の有無の判断、取り出しに時間がかかります。

 DXの活用より、まずブラウザから、提案書や、どのような商材なのか、検索してファイルの有無を確認しファイル名をクリックすればそのファイルがダウンロードができる仕組みできます。同じような提案や見積を一から作っていれば工数もかかります。ただ、いきなりこのようなシステムを導入しても使いこなせません。少なくとも、個々の人が情報共有の有効性を理解し、情報整理をするという行動できるよう訓練が必要です。そうしないとファイルは個人のデスクトップの中のままです。このようなシステムを一から作るとひと昔前は結構なコストがかかりました。
 今は、ローコードやクラウドのサービス、または無償のDBを使って低コストで早く作れる環境が整っているのでお取引のあるSIerさんに相談されればと思います。