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【ブログ】自動化のすすめ

21/12/26
 働き方改革の推進により残業抑制、有給取得率の向上が必須となり未実施の場合は法律で罰則を受けてしまいます。
また人手不足がいわれ続けており解消されない状況です。
 今回定型の事務作業に注目しますが、残業がなかなか解消されず対策として派遣社員を増員しているところがほとんどです。
事務作業とは何なのか、見積や発注・請求書の送付・各種集計業務・書類整理・仕分け業務などなど。定型化されているのであればシステムにより自動化しやすいはずですがなかなか自動化されてません。なぜでしょう。
1つは紙(書類)の文化、一部業務にイレギュラーがある、コンピュータが苦手、それでも今の状況で仕事は回っているのだから問題はないと思っている、システム化のコストが高い。記載するといっぱいできない(しない)理由が出てきます。
一般的には投資対効果で判断しますが、そもそも判断するまでの改善を検討がなされているかはわかりません。

 事務作業は全てコンピュータで処理できるようにすべきと考えてます。なぜなら処理の高速化と安定化、そして処理の見える化ができるからです。まず、人が行う仕事はミスがでること、処理が多いときは増員もしくは残業が必要になること、その人にしかできない業務の属人化になること。属人化された業務を行う人の労務管理も結構大変で残業代も馬鹿になりません。一番のメリットは、業務量に関係なく定時間内に処理が完了できること、その処理が確実に高速に行えることかと思います。これにより計画化された仕事が確実に実施でき、集計作業等もリアルタイムなので実態の把握と判断・対応検討もリアルタイムに行えることにより競争力がかなり強化されることです。

 いきなりこのような理想の形に持っていくことは大変です。少なくとも業務プロセスを把握して明確化し、コンピュータが処理できるようにプロセスを見直すことも必要です。このために取引先への交渉も必要になることあるでしょう。大変なのは社内のコンセンサスを取ることです。
 よって全体の最適化を目指すよりも、まず目の前の小さな課題解決から自動化(コンピュータ化)を進めていく。
現在クラウドの普及とサービスの充実により時間とコストを低減して導入ができるようなってきているので実現は可能です。
改善意識、実現への意思があれば自動化のメリットを享受できます。ご検討ください。